Aluehallitus
Pöytäkirja 25.05.2023/Pykälä 197

Aluehallitus 25.05.2023 § 197  

4575/00.02.01/2023  

Valmistelija tila- ja tukipalvelujen johtaja Veli Matti Thure, puh. 044 351 9658

Aluevaltuutettu Satu Taavitsainen teki aluevaltuuston kokouksessa 28.3.2023 aloitteen siitä, että hyvinvointialue luopuisi avokonttoreista ja monitilakonttoreista ja järjestäisi jokaiselle sosiaali- ja terveysalan ammattilaiselle, joiden työhön kuuluu salassa pidettävien asioiden käsittelyä, oman rauhallisen huoneen.

Etelä-Savon hyvinvointialueen valmistelussa olevan kiinteistö- ja toimitilastrategian mukaan toimitilojen tavoitteena on tukea tuloksellista toimintaa. Tilojen kehittämisellä edistetään työnteon ja asioinnin sujuvuutta, parannetaan kustannusvaikuttavuutta ja mahdollisuuksien mukaan myös alennetaan toimitilakustannuksia. Palveluverkkosuunnitelman osana palvelualueet päivittävät omat tilatarpeensa yhdessä tilapalvelujen kanssa.

Tilojen tiivistäminen, vuokratiloista luopuminen ja käytössä olevien tilojen käyttöasteen kasvattaminen ovat olleet tilasuunnittelun trendi valtakunnallisesti jo vuosia, myös sosiaali- ja terveyspalveluissa. Eloisan käytössä on n. 360.000 hm2 ja keskimääräinen neliövuokra 12 €/m2. Eloisan käytössä olevien tilojen määrä asukasta kohden on maan toiseksi korkein. Erityispiirteenä on omistettujen tilojen suuri osuus käytössä olevista tiloista; osuus on maan korkein. Kustannussyistä sekä omistettujen tilojen käytön tehostamiseksi Eloisassa on jo alkuvuodesta järjestelty tilojen käyttöä uudelleen ja irtisanottu vuokratiloja, ja tavoitteena on edelleen tiivistää tiloja merkittävästi.

Yhteiskäyttöiset vastaanottotilat ja monitilatoimistoympäristöt auttavat pienentämään investointitarpeita ja vuokrattavien tilojen määrää, jolloin käytössä oleva raha saadaan paremmin kohdistettua alueen asiakkaiden palveluiden tuottamiseen. Monitilatoimistoissa on useita tilavyöhykkeitä, joissa on mahdollista käydä luottamuksellisia keskusteluja. Huomattavaa on, että koko sote-henkilöstöllä on tietojen salassapitovelvollisuus. Monitilatoimistoissa ei myöskään tehdä fyysistä asiakastyötä.

Strategian toteutumisen kannalta olennaista on koko henkilökunnan sitouttaminen tilankäytön yhteisten pelisääntöjen noudattamiseen, niin että tilat ovat aidosti yhteiskäytössä sen sijaan, että tiloja varataan "omaan" käyttöön ilman jatkuvaa tarvetta. Eloisan Mikkelin keskussairaalan kampuksella käytössä resurssisuunnitelmajärjestelmä Delfoi Planner, jonka antaa mahdollisuuden vastaanottohuoneiden tehokkaaseen käyttöön. Järjestelmä on tarkoitus laajentaa koko Eloisan alueen käyttöön. Tilojen riittävyyden vuoksi on vastaanottotoimintaa suunniteltaessa tärkeää ottaa tilat huomioon yhtenä resurssina, henkilöstö- ja osaamisresurssin lisäksi. Tämä koskee kaikki ammattiryhmiä ja vaatii johdonmukaista johtamista kaikilla organisaation tasoilla.

Toimistotilojen keskimääräinen tilatehokkuustavoite täsmennetään myöhemmin (esim. valtiolla 10 htm2/htv vuoteen 2030 mennessä). Tilatehokkuustavoitetta sovelletaan uusissa käynnistyvissä tilahankkeissa ottaen huomioon toiminnan erityspiirteet sekä etä- ja läsnätyön suhde. Tilojen käytöstä tehtyjen ratkaisujen yhteiskäyttö- ja synergiahyötyjä mitataan ja tunnistetaan. Keskeisiä seurattavia mittareita ovat tilojen käyttöaste (esim. tuntia viikossa/vuodessa) ja kustannustehokkuus (euroa/m²/vuosi).

Tehokkaalla ja tarkoituksenmukaisella tilojen käytöllä saadaan kohdennettua määrärahat tehokkaammin ydinpalveluiden tuottamiseen. Tilan käytön tehostaminen vaatii toiminnan uudelleen suunnittelua, järjestämistä ja kaikkien toiminnan tasojen sitoutumista yhteisiin pelisääntöihin. Tulevaisuudessa tavoitteena on luoda koko Eloisan kattava toimistotilojen verkosto, jota voivat hyödyntää sekä osittaista etätyötä tekevät työntekijät että monipaikkaista työtä tekevä henkilökunta. Eri ammattiryhmien etätyön mahdollisuuksia lisätään. Samalla ja työt ja tehtävät suunnitellaan niin, että hallinnollista ja asiantuntijatyötä tekevät henkilöt tiivistävät työtiloja. Näin tiloja saadaan enemmän asiakastyötä tekevien henkilöiden käyttöön.

Työterveyslaitos tutkii useilla hyvinvointialueilla uudistettujen tilojen ja toimintatapojen toimivuutta, työn sujuvuutta ja henkilöstön hyvinvointia kysely- ja haastattelututkimuksilla vuoden 2023 aikana. Mikkelin keskussairaala-alueen uudistetut tilat ovat mukana tutkimuksessa ja tulokset julkistetaan vuoden 2024 aikana.

Hyvinvointialuejohtajan esitys

 Aluehallitus päättää, että avokonttoreista ja monitilatoimistoista ei Eloisan alueella luovuta. Niiden yhteyteen varataan kuitenkin tiloja, jotka antavat mahdollisuuden rauhalliseen työskentelyyn.

Päätös viedään tiedoksi aluevaltuustolle, joka toteaa asian loppuun käsitellyksi.

Päätös 

 Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.

Tiedoksi Satu Taavitsainen