Aluehallitus
Pöytäkirja 30.03.2023/Pykälä 127

Aluehallitus 12.01.2023 § 6 

Valmistelija digijohtaja Jukka Mielonen, puh. 044 351 6543

strateginen hankintapäällikkö Timo Talo, puh. 044 794 4006 

 Etelä-Savon hyvinvointialueen hallitus on päättänyt 24.11.2022 § 269 Potilastietokantojen yhdistämisestä.  Päätöksestä tulee julkaista ilmoitus hilma-ilmoituskanavalla. Päätös 24.11.2022 § 269 on ollut vaillinainen suorahankintaan liittyvien perusteiden osalta. 

  Hankintalain 133 §:n muikaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen, jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Päätöksen tai ratkaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta.

  Päätöksestä on puuttunut hankintalain mukaiset perusteet hankinnan toteuttamiselle sekä tarkemmat tiedot sopimuskumppanista.

  Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty.

     Etelä-Savon hyvinvointialueen valmistelussa on todettu, että hyvinvointialueen muodostavien organisaatioiden nykyisin käytössä olevat potilastietojärjestelmät (neljä erillistä tietokantaa) eivät muodosta eheää ja yhteen toimivaa kokonaisuutta eivätkä tue sellaisenaan aluemuotoista toimintaa. 

 Hyvinvointialueen valmistelussa on edellytetty, että suunnittelu ja toteutus sosiaali- ja terveydenhuollon sisällön, laajuuden ja laadun osalta toteutetaan siten, kuin asiakkaiden tarve edellyttää.

  Potilastietokantojen yhdistämisen tavoite on, että hyvinvointialueen palvelutuotantoa voidaan toteuttaa, seurata ja raportoida vuoden 2024 alusta väestöalueelle yhdenmukaisesti. Yhteen toimiva järjestelmä tukee alueellista yhteiskäyttöä sekä tietojen välitystä perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä. 

  Hyvinvointialueen valmistelussa on päädytty etenemismalliin, jossa yhdenmukaistetaan potilastietojärjestelmien tietokantaratkaisuja. Ensimmäisessä vaiheessa Pieksämäen alueen yksiköille hankitaan käyttöoikeus yhteen alueella käytössä olevaan potilastietojärjestelmään Q2-Q4 2023 aikana. Pieksämäen alueen yksiköt sirtyvät käyttämään hyvinvointialueen Essotelta siirtynyttä Lifecare-potilastietojärjestelmää. Essotelta siirtynyt sopimus on toistaiseksi voimassa oleva ja sopimuksen arvo on n. 1,55 m€ vuodessa ja sopimuksen kokonaisarvo on n. 6,2 m€.  

  Hankintayksikkö voi hankintalain (29.12.2016/1397) 41 §:n mukaan hankkia tavaraa suorahankintana alkuperäiseltä toimittajalta, jos tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Lisätilauksia ei kuitenkaan voi tehdä suorahankintana koska tahansa, vaan edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Tällaisten sopimusten ja uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa ainoastaan poikkeuksellisesti ylittää kolme vuotta.

  Lisäksi hankintalain 136 §:n mukaan hankintasopimusta voidaan muuttaa, mikäli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

  Edelleen muutokset eivät saa olla yli 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta.

  Perustelut

  Muutoksessa kustannukset eivät ylitä 50 % alkuperäisen hankintasopimuksen kustannuksista.

  Tiedolla johtamiseen tarvittava yhtenäinen tietopohja paranee. Tällä hetkellä Etelä-Savon hyvinvointialue ei pysty tuottamaan yhdenvertaista palvelua asukkaille eri potilastietojärjestelmillä, koska järjestelmät ovat ominaisuuksiltaan erilaiset. Tilanne aiheuttaa yhteentoimimattomuutta järjestelmien välillä, joilloin tietojen liikkuminen toimintayksiköiden välillä voi vaarantaa potilasturvallisuutta. Eri toimittajien järjestelmien ominaisuudet päivittyvät eri tahtiin, jolloin esimerkiksi viranomaisten vaatimat tiedot hyvinvointialueen toiminnasta eivät ole yhdenmukaisia. Lisäksi tekninen ylläpito on kallista ja saattaa aiheuttaa tietosuojan vaarantumisen. 

  Järjestelmien perus ylläpitokulut vähenevät. Versiopäivitys-ja integraatiokulut vähenee neljästä yhteen (esimerkiksi peruspäivityksen kustannus on n. 30?000-50?000€). Versiopäivitysten projektikulut pienenee myös samassa suhteessa.

  Järjestelmien hallinta paranee (tietoturvan ja tietosuojan näkökulmasta=riskienhallinta) (esimerkiksi yhden tietokannan salauksen kustastanus on n. 10?000-13?000 €). Yhteinen tietokanta mahdollistaa katselukannan käytön vakavissa häiriötilanteissa, joka on osa organisaation varautumissuunnitelmaa. 

  Ensimmäisen vaiheen toteuttamiseen hankitaan toistaiseksi voimassa oleva käyttöoikeus Lifecare-potilastietojärjestelmään Tietoevry Oy:ltä. Kustannusarvio hankinnasta on 27?000,00 €/kk (0 % alv), 324?000,00 €/vuosi (0 % alv). 

  Toisessa vaiheessa siirretään alueen käytössä olevat kaksi muuta potilastietokantaa Q3-Q4 2023 aikana.

  Vuoden 2023 investointiohjelmaan on kirjattu potilastietojärjestelmän hankinnan/kehittämisen aloittaminen.

Hyvinvointialuejohtajan esitys:  

 Hallitus päättää oikaista hankintapäätöstä 24.11.2022 § 269 edellä kuvatun mukaisesti ja päättää, että potilastietojärjestelmien kantojen yhdistäminen hyväksytään esitetyn mukaisesti ja Tietoevry Oy:ltä hankitaan Pieksämäen alueen yksiköille käyttöoikeus Lifecare-potilastietojärjestelmään kustannusten ollessa 27 000,00 €/kk (324 000,00 €/v (0 % alv). Kustannukset katetaan digitaalisten- ja tietopalvelujen käyttökuluista.

Päätös: 

 Esitys hyväksyttiin.

Aluehallitus 30.03.2023 § 127  

172/02.08.00.00/2023  

Valmistelija digijohtaja Jukka Mielonen, puh. 044 351 6543;

 strateginen hankintapäällikkö Timo Talo, puh. 044 794 4006

Etelä-Savon hyvinvointialueen hallitus on päättänyt 24.11.2022 § 269 potilastietokantojen yhdistämisestä laajentamalla nykyisin käytössä olevan potilastietojärjestelmän käyttöä suorahankinnalla. Hankintapäätöstä on oikaistu päätöksellä 12.1.2023 § 6.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen valmistelussa on käyty läpi edellä mainittuihin päätöksiin liittyviä hankintasopimuksia ja sopimusdokumentaatiota. Alkuperäinen hankintamenettely, jolla hankittiin 24.11.2022 § 269 ja 12.1.2023 § 6 laajennettavaksi aiottu potilastietojärjestelmä, on toteutettu vuonna 2004. Menettelyyn liittyvää hankintasopimusta on sen jälkeen vuosien varrella täydennetty useaan eri otteeseen. On käynyt ilmi, että hankintaan liittyvät sopimukset ovat monelta osin hyvin iäkkäitä ja aukollisia, ja sen arviointiin, soveltuvatko ne hyvinvointialueen käyttöön jatkossa, tarvitaan lisäaikaa.

Valmistelussa on tunnistettu tarve yhtenäiseen potilastietojärjestelmään koko hyvinvointialueella. Mahdolliset vaihtoehdot yhtenäisen järjestelmän käyttöönottoon tullaan kartoittamaan lähitulevaisuudessa sen jälkeen, kun nykyinen sopimustilanne on käyty läpi ja arvioitu. Jatkovalmistelu edellyttää markkinoilla olevien vaihtoehtojen sekä olemassa olevien ratkaisujen hyödyntämismahdollisuuksien kartoittamisen ja näiden vaihtoehtojen vertailun toisiinsa. Tavoite on, että hyvinvointialueen palvelutuotantoa voidaan toteuttaa, seurata ja raportoida vuoden 2024 alusta väestöalueelle yhdenmukaisesti.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, "hankintalaki") 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Syyn arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Oikeuskäytännössä hankintamenettelyn keskeyttämiseen on suhtauduttu suhteellisen sallivasti, ja lisäksi todettu, että hankintamenettely on keskeytettävissä missä tahansa vaiheessa hankintamenettelyä aina siihen asti, kunnes hankintasopimus on solmittu (mm. MAO:250/16).             

Nyt käsillä on hankintalain 125 §:n mukainen todellinen ja perusteltu syy hankinnan keskeyttämiselle. Asian jatkovalmistelu ja nykyisen sopimustilanteen ja mahdollisten etenemisvaihtoehtojen kartoitus saattaa johtaa siihen, että menettelyksi valitaan jokin muu menettely kuin alkuperäisissä päätöksissä ollut suorahankinta. Näin ollen 24.11.2022 § 269 ja 12.1.2023 § 6 päätetyn hankintamenettelyn jatkaminen jatkovalmistelun aikana ei ole hyvinvointialueen näkökulmasta perusteltua. Päätös ei myöskään vaikuta syrjivästi, sillä lopullista päätöstä hankinnan tulevaisuudesta ei ole vielä tehty. Sen sijaan jatkovalmistelu antaa mahdollisuuden varmistua, etteivät potilastietojärjestelmän suhteen tehdyt ratkaisut vaikuta kenenkään syrjivästi.

Esitys Hallitus päättää keskeyttää 24.11.2022 § 269 ja 12.1.2023 § 6 tehtyihin hankintapäätöksiin perustuvan suorahankintamenettelyn hankintalain 125 §:n mukaisesti.  Ratkaisusta hyvinvointialueen potilastietojärjestelmän järjestämisen tulevaisuuden suhteen päätetään myöhemmin erikseen.

Päätös Esitys hyväksyttiin.