Yhteistyötoimikunta
Esityslista 20.01.2026/Asianro 5

Yhteistyötoimikunta 20.01.2026     

201/00.01.02.02/2026  

Valmistelija Digijohtaja Jukka Mielonen  puh. 0505493285

Microsoft-lisenssioptimoinnin vaikutukset henkilöstöön

Eloisa maksaa tällä hetkellä Microsoftin lisensseistä noin 4 miljoonaa euroa vuodessa. Lisenssit kattavat noin 10 000 käyttäjää, 6000 työasemaa, 500 palvelinta ja 5500 mobiililaitetta. Valtaosa käyttäjistä on lisensoitu laajalla E5-lisenssillä, mutta kustannussyistä selvitetään siirtymistä kevyempään F-lisenssiin, kuten moni muu hyvinvointialue.

Siirtyminen F-lisenssiin

Digitaaliset- ja tietopalvelut on käynnistänyt projektin, jossa osa henkilöstöstä siirtyy E5-lisenssistä F3+F5-lisenssiin. Kohderyhmiä ovat mm. hoitohenkilökunta, logistiikka, laitoshuolto, ruokapalvelut, aula- ja asiointipalvelut, sosiaalihuolto, palveluasuminen, pelastustoimi, ensihoito sekä opiskelijat. Ensimmäisessä vaiheessa F-lisenssiin siirtyy noin 3200 käyttäjää, ja vuosittainen kustannussäästö on arviolta 900 000 – 1 000 000 €.

Muutoksen vaikutukset henkilöstöön

•          F-lisenssissä ei ole Office-työpöytäversion käyttöoikeutta. Tiedostojen käsittely tapahtuu Onedrivessä tai Libreofficella.

•          Outlookin sijaan käytetään Weboutlookia (Owa).

•          Sähköpostilaatikon ja Onedriven maksimikoko on 2 GB, mutta tätä voidaan kasvattaa erillislisenssillä.

•          Valtaosa tiedostoista on vielä perinteisillä verkkolevyillä, mutta Onedriven käyttöönoton pilotti alkaa ja tuotantokäyttö on suunniteltu keväälle 2026.

•          Käyttäjällä on mahdollisuus anoa laajempaa lisenssiä, mikäli F-lisenssin toiminnallisuudet eivät riitä.

Riskit ja haasteet

•          Sovellusten riippuvuudet Office-ohjelmistoihin ja tiedostojen yhteensopivuus Libreofficen kanssa.

•          Käyttäjät eivät pysty käyttämään kaikkia Officen toimintoja, ja Libreoffice on rajoitetumpi.

•          Käyttäjät eivät välttämättä osaa käyttää Libreofficea.

•          Microsoftin lisenssiehtojen tulkinnallisuus.

Muutoksen toteutus ja henkilöstön tukeminen

•          Sovellusten testaaminen F-lisenssillä on tehty Digitaaliset- ja tietopalvelut- yksikössä marraskuussa 2025.

•          Muutoksen hyväksyntä ja tuotantovalmiuden varmistaminen joulukuussa 2025.

•          Pilotti tuotannon yksiköissä (30–40 käyttäjää) joulukuussa–tammikuussa 2026, laajennus 200–300 käyttäjälle tammikuussa–helmikuussa 2026.

•          Tiedottaminen ja ohjeistukset loppukäyttäjille (digivartit, ohjeistus työntekijöille ja esihenkilöille).

•          Muutoksen toteutus kaikille kohderyhmän käyttäjille 1.6.2026.

Esitys: Yhteistyötoimikunta merkitsee asian tiedoksi.

Päätös: 

Tiedoksi Yhteistyötoimikunta