Aluehallitus
Esityslista 25.11.2024/Asianro 243

Aluehallitus 25.11.2024     

7111/02.08.00.00.01/2024  

Valmistelija Digijohtaja Jukka Mielonen  puh. 050 5493285

Hankinta on toteutettu hankintarenkaana Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen ja Etelä-Savon hyvinvointialueen kesken, ja hankintarenkaan vastuullisena hankintayksikkönä toimi Pohjois-Karjalan hyvinvointialue. Kumpikin hankintayksikkö tekee hankinnasta oman hankintapäätöksensä.

Vastuullinen hankintayksikkö on pyytänyt tarjoukset, jotka koskevat myös Etelä-Savon hyvinvointialueen käyttöön tulevan asiakastietojärjestelmän ja kotihoidon tietojärjestelmien hankinnasta 48 kuukauden pituiselle määräaikaiselle sopimuskaudelle, jatkuen tämän jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Hankinnan kohteena on markkinoilla oleva yhtenäinen, asiakas- ja kotihoidonjärjestelmäkokonaisuudet kattava ohjelmistopalvelu yhdeltä kokonaisvastuulliselta toimittajalta.

Hankinnan ennakoitu kustannusarvo käyttöpalveluiden osalta 1 601 367,20 eur (alv 0 %) ja optioiden arvo 7 223 959,68 € eur (alv 0 %) ylittää EU-kynnysarvon. Ennakoitu kokonaisarvo on laskettu sopimuskauden ajalle toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen kyseessä ollessa 48 kk:n ajalle.

Hankinta on toteutettu omana toimintana sähköistä Cloudia -kilpailutusjärjestelmää käyttäen. Tarjouspyyntö on julkaistu 27.9.2024 lähettämällä tarjouspyyntö kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä lopulliseen tarjouskilpailuvaiheeseen valituille tarjoajaehdokkaille Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Hankintamenettelynä on käytetty hankintalain (1397/2016) 36 §:n mukaista kilpailullista neuvottelumenettelyä.

Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole olleet sallittuja.

Hankintamalli on yhden (1) toimittajan hankintasopimus.

Tarjoukset tuli jättää 31.10.2024 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä saapui yhteensä kaksi (2) tarjousta:

-          Mediconsult Oy

-          Tietoevry Finland Oy

Päätösesityksessä valittavaksi esitetty toimittaja on tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden perusteella kokonaistaloudellisesti edullisin.

Tarjoajat ovat vakuuttaneet, ettei niitä rasita mikään hankintalain mukainen poissulkemisperuste, ja että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Valituilta tarjoajilta on saatu asiakirjat, joista on tarkistettu annettujen tietojen paikkansapitävyys, joten tarjoajia ei ole hylätty.

Saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaiset ja asetetut kelpoisuusehdot täyttyvät, joten tarjouksia ei ole hylätty.

Tarjousvertailu

Tarjouspyynnöllä ilmoitettiin päätöksenteon perusteena olevan kokonaistaloudellinen edullisuus, hinnan painoarvon ollessa 30% ja laadun painoarvon ollessa 70%.

Tarjouspyynnöllä kerrottiin, että hintavertailussa on mahdollista saada korkeintaan 30 pistettä ja laatuvertailussa 70 pistettä, jolloin tarjoajan tarjous voi saada enintään yhteensä 100 vertailupistettä.

Tarjouspyynnöllä kerrottiin myös, että korkeimmat hinnan ja laatutekijöiden yhteispisteet saanut hyväksyttävän tarjouksen jättänyt tarjoaja valitaan hankinnan kohteen sopimustoimittajaksi.

Hintavertailu

Tarjouspyynnöllä ilmoitettiin, että hintavertailu muodostuu Eloisan ja Siun soten yhteenlasketuista hintaliitteiden vertailuhinnoista, halvimman tarjouksen saadessa täydet 30 pistettä. Muiden tarjousten ilmoitettiin saavan vertailupisteitä seuraavan kaavan mukaisesti:

Tarjouksen hintapisteet = [alin vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta * 30 pistettä].

Hintavertailun lopputulos on seuraava:

-          Mediconsult Oy: vertailuhinta 46 236 854,40 EUR (alv 0%), 59,37 pistettä.

-          Tietoevry Finland Oy: vertailuhinta 14 447 969,92 EUR (alv 0%), 85,96 pistettä.

Laatuvertailu

Tarjouspyynnöllä ilmoitettiin, että laatuvertailu muodostuu seuraavista vertailukriteereistä:

Pisteytettävät ominaisuudet: max. 5 pistettä

-          Toimitusprojektin toimitussuunnitelman laadullinen arviointi: max. 20 pistettä

-          Koulutussuunnitelman ja osaamisen ylläpidon laadullinen arviointi: max. 20 pistettä

-          Ohjelmistopalvelun käytettävyyden arviointi: max. 25 pistettä

Laatutekijöiden tarkemmat vertailuperusteet ilmoitettiin tarjouspyynnöllä ja sen liitteissä. Kunkin vertailukriteerin pisteyttämisen tarkempi lopputulos ilmenee liitteestä 1, vertailutaulukko.

Laatuvertailun lopputulos on seuraava:

-          Mediconsult Oy: laatupisteet yhteensä 50,00 pistettä.

-          Tietoevry Finland Oy: laatupisteet yhteensä 55,96 pistettä.

Tarjousvertailun lopputulos:

-          Mediconsult Oy: hintapisteet 9,37 p, laatupisteet 50,00 p. Kokonaispisteet 59,37 p.

-          Tietoevry Finland Oy: hintapisteet 30,00 p, laatupisteet 55,96 p. Kokonaispisteet 85,96 p.

Näin ollen Tietoevry sai korkeimmat hinnan ja laatutekijöiden yhteispisteet.

Hankintayksikkö on kohdellut kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toiminut suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Toimivalta Hallintosääntö 66 §

Hyvinvointialuejohtajan esitys: 

 Aluehallitus päättää, että asiakas- ja kotihoidon tietojärjestelmät hankitaan Tietoevry Finland Oy:ltä, 48 kuukauden pituiselle määräaikaiselle sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, seuraavasti;

- Asiakas- ja kotihoidon tietojärjestelmien toimitusprojektin yksikköhinta 350 000 EUR (alv 0 %), joka katetaan investointimäärärahoista.
- Asiakas- ja kotihoidon tietojärjestelmien jatkuvan palvelun kustannukset yhteensä 26 070,15 EUR/kk (alv 0%), joka katetaan Digitaaliset- ja tietopalveluiden käyttötaloudesta.
 
Hankinnan ennakoitu kustannusarvo käyttöpalveluiden osalta 1 601 367,20 eur (alv 0 %) ja optioiden arvo 7 223 959,68 € eur (alv 0 %) ylittää EU-kynnysarvon. Ennakoitu kokonaisarvo on laskettu sopimuskauden ajalle toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen kyseessä ollessa 48 kk:n ajalle

Hankinnan vertailutaulukko on hankintapäätöksen liitteenä.

Hankittavan palvelun tarkemmat ehdot sovitaan erikseen tehtävässä kirjallisessa hankintasopimuksessa hankintapäätöksen saatua lainvoiman.

Hankinnasta tehdään Hilmaan EU-jälki-ilmoitus 30 päivän kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä.

Hankintasopimuksen vastuuhenkilöksi aluehallitus nimeää digijohtaja Jukka Mielosen.

Sopimusta voidaan muuttaa tai täydentää vähäisissä määrin ainoastaan sopimalla siitä kirjallisesti osapuolten kesken. Tällainen molempien osapuolten hyväksymä sopimusmuutos liitetään sopimukseen.

Päätös: 

Tiedoksi