Aluehallitus
Pöytäkirja 29.04.2024/Pykälä 101

Aluehallitus 29.04.2024 § 101  

2754/02.08.00.00.01/2024  

Valmistelija Digijohtaja Jukka Mielonen,  puh. 050 549 3285

Etelä-Savon hyvinvointialueella on käytössään kaksi eri sosiaalihuollon tietojärjestelmää sekä kotihoidossa kolme eri järjestelmää. Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmänä Eloisassa käytetään sosiaalihuollon Pro Consonaa (CGI Suomi Oy) ja Sosiaali Efficaa (Tietoevry Oyj). Kotihoidossa on käytössä Hilkka (Myneva Finland Oy), Kotihoito Mukana (CGI Suomi Oy) ja Kotihoidon toiminnanohjaus (Tietoevry Oyj).

Useamman kuin yhden tietojärjestelmän käyttö vaikeuttaa ja hidastaa sosiaalihuollon palveluprosessien sujuvaa toteuttamista ja vaikeuttaa tietojohtamisen prosesseja. Rinnakkaiskäyttö myös estää joltain osin palveluiden yhdenvertaisen toteutumisen ja vaarantaa joidenkin tehtävien lainmukaisen toteutuksen. Hajanaisesta järjestelmäympäristöstä ei ole mahdollista tuottaa luotettavaa ja yhteismitallista tietoa hyvinvointialueen tiedolla johtamisen tarpeisiin.

Pitkän tähtäimen suunnitelmana on ollut uusia sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä koko hyvinvointialueen kattavaksi. Alustavaa hankintavalmistelua toteutettiin vuoden 2024 aikana yhdessä Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kanssa. Alustavan hankintavalmistelun tavoitteena oli määritellä hankintaan tarvittavat resurssit ja aikataulut. Hankittavan asiakastietojärjestelmän tulee perustua sosiaalihuollon tiedonhallinnasta annettujen säädösten mukaiseen toimintamalliin. Järjestelmällä täytyy pystyä liittymään valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon määriteltyjen vaatimusten mukaisesti. Hankittavan järjestelmän tulee sisältää sosiaalihuoltoon määrätyt valtakunnalliset asiakirjarakenteet. Hyvinvointialueen yhtenäisen palvelutuotannon toteuttaminen ja tiedolla johtamisen edellytysten turvaaminen edellyttää yhtenäistä tietojärjestelmää, johon on rakennettu hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakastiedon hallintamalli prosesseineen sekä tuotannollinen taustamäärittely.

Hyvinvointialueen vuosikustannukset sosiaalihuollon ja kotihoidon järjestelmien osalta ovat noin 0,9 miljoonaa euroa. Lähdettäessä määrittelemään, hankkimaan ja toteuttamaan uutta järjestelmää, investointi- ja ylläpitokustannusten määrää on vaikea ennustaa etukäteen kovin tarkasti. Vuosikustannusten oletetaan pysyvän ennallaan, koska tekninen palveluympäristö yksinkertaistuu huomattavasti. Vuosikustannusten lisäksi, käyttöönottovaiheessa tarvitaan kehitystyötä integraatioiden toteuttamiseen, tietoturvallisen ja toimintavarman teknisen käyttöympäristön suunnitteluun sekä käyttäjien koulutukseen ja niihin liittyvien tukimateriaalien ja oppimisympäristöjen toteuttamiseen. Käyttöönoton kustannusten arvioidaan olevan noin 0,8 - 2,5 miljoonaa euroa. Tällä hetkellä kilpailutukseen on osallistumassa Eloisan lisäksi Pohjois-Karjalan hyvinvointialue. Kilpailutuksen toteuttaminen on tarkoitus tehdä kesästä 2024 alkaen. Järjestelmän käyttöönotto ajoittuisi vuosille 2025 - 2026. Hankinnan kokonaisarvo on arviolta 4,9 - 6,6 miljoonaa euroa.

Päätöksenteko on tarkoitus toteuttaa kahdessa vaiheessa. Vaiheessa 1 sitouduttaisiin kilpailutusvaiheen käynnistämiseen ja kilpailuttamisen kustannuksiin noin 500 000 euroa. Vaiheessa 2 kilpailutuksen (hankintapäätöksen) jälkeen aloitettaisiin tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa neuvottelut, jossa kustannukset tarkentuvat ja hyvinvointialuejohtaja tekisi varsinaisen käyttöönoton sopimuksen ja hyväksynnän näiden neuvottelujen ja kokonaiskustannusten tarkennuttua.

Hyvinvointialuejohtajan esitys: 

 Aluehallitus merkitsee asian tiedoksi.

Käsittely: Merkitään, että hyvinvointialuejohtaja Santeri Seppälä selosti asiaa kokouksessa.

Päätös: 

 Hyväksyttiin esityksen mukaan.

Tiedoksi