Palvelu- ja tulevaisuuslautakunta
Pöytäkirja 09.02.2023/Pykälä 15

Palvelu- ja tulevaisuuslautakunta 09.02.2023 § 15  

1031/00.02.06/2023  

Valmistelija Tila- ja tukipalvelujen johtaja Velimatti Thure puh. 044 351 9658

Etelä-Savon hyvinvointialueen tilastrategian luonnostelua aloitettiin hyvinvointialuevalmistelun yhteydessä. Valmistelun pohjana on käytetty valtion kiinteistö- ja toimitilastrategioita, joiden osalta on koottu tiivistetty yhteenveto ja keskeiset ajatukset, joita strategian edetessä tarkennetaan.

Kiinteistöstrategia

Kiinteistö- ja osakehuoneistojen varallisuus luokitellaan omistajapolitiikassa strategisiin omistuksiin ja käyttökiinteistöihin ja -huoneistoihin. Strategista kiinteistövarallisuutta ovat sellaiset kiinteistövarallisuuserät, joiden omistaminen on välttämätöntä hyvinvointialueen tehtävienhoidon kannalta tai omaisuuden luonteen vuoksi. Etelä-Savon hyvinvointialueella nämä ovat Mikkelin keskussairaala, Savonlinnan keskussairaala ja Nenonpellon alueen kiinteistöt. Muut omistetut kiinteistöt tai huoneistot ovat käyttökiinteistöjä- tai tiloja, joita on tarkoituksenmukaista omistaa palvelutuotannon järjestämisen vuoksi ja joita kehitetään jatkuvasti. Käyttökiinteistöstä voidaan luopua, mikäli tila jää palvelutuotannon kannalta tarpeettomaksi tai palvelutuotannon tarpeiden kannalta on perusteltua tilasta luopua.

Tarpeettomista omistuksista luovutaan omaisuuteen sidotun pääoman vapauttamiseksi hyvinvointialueen muihin tarpeisiin. Luovuttamisen tulee tapahtua avoimesti ja syrjimättömästi ja kokonaisedun varmistavalla tavalla. Kiinteistöjä voidaan kehittää vain riskittömällä tavalla eli rajoittuen omaisuuden kaavalliseen tms. toimintaan.

Kiinteistöjä hankitaan omistukseen vain strategisista syistä tai pitkäaikaista käyttöä varten silloin kuin ostaminen tai uudisrakentaminen on kokonaisedun mukaista. Muuten uudet käyttöön tarvittavat kiinteistöt tai huoneistot vuokrataan tai hankitaan muilla tavoin hyvinvointialueen käyttöön.

Toimitilastrategia

Paikkasidonnainen työ on fyysisesti sidottua tilaan työvälineiden, asiakkaiden tai esimerkiksi digitoimattoman aineiston perusteella. Monipaikkaista työtä voidaan tehdä tietoverkkojen kautta eri paikoissa, esimerkiksi eri paikkakunnilla sijaitsevissa yksiköissä tai kotona. Etätyö on muualla kuin työnantajan tiloissa tehtävää työtä ja on yksi tapa tehdä työtä monipaikkaisesti. Jokaisella työntekijällä on työnantajan osoittamat työtilat. Työtilat voivat olla esimerkiksi yhteisiä työympäristöjä, tiettyyn toimintaan rakennettuja käyttösidonnaisia tiloja tai paikallisia toimipisteitä, joista saa hyvinvointialueen palveluja.

Toimitilojen tavoitteena on tukea tuloksellista toimintaa. Tilojen kehittämisellä edistetään työnteon ja asioinnin sujuvuutta ja parannetaan kustannusvaikuttavuutta ja mahdollisuuksien mukaan myös alennetaan toimitilakustannuksia. Tilaratkaisuissa varmistetaan tilojen terveellisyys ja esteettömyys, tietosuoja, tieto- ja tilaturvallisuus sekä sosiaalinen, ekologinen ja taloudellinen kestävyys. Palveluverkkosuunnitelman osana palvelualueet päivittävät omat tilatarpeensa yhdessä tilapalvelujen kanssa kevään 2023 aikana.

Työympäristöt sekä toimistoissa että käyttösidonnaisissa tiloissa uudistetaan tukemaan kehittyviä työnteon ja yhteistyön tapoja. Toimitilat ovat mahdollisimman helposti muunneltavissa vastaamaan työssä tapahtuviin muutoksiin. Uusissa tilatarpeissa selvitetään ensin mahdollisuudet ratkaista tilatarve osittain tai kokonaan ottamalla jo olemassa olevia tiloja yhteiskäyttöön. Tavoitteena on, että hallintohenkilöstö työskentelee pääosin yhteiskäyttötiloissa. Toimeenpanossa huomioidaan tehtävien ja hallinnonalojen erityispiirteitä ja edellytyksiä. Hyvinvointialueella on käytössään tiloja noin 358.000 m2, josta toimistotilaa on noin 16.000 neliömetriä. Kuluvan vuoden aikana tilamäärä laskee jo irtisanottujen tietojen myötä n. 23.000 m2.

Asiakaspalvelutilat tukevat monikanavaista palvelujen tarjoamista. Yhteisissä asiakaspalvelupisteissä on tiloja kasvokkain tapahtuvalle ja luottamukselliselle asioinnille, sähköiselle asioinnille, etäpalveluasioinnille sekä asiantuntijatapaamishuoneet. Taustatilat toteutetaan monitilaympäristöinä, mikäli se on mahdollista. Asiakaspalvelu- ja toimitilojen osalta pyritään laajaan yhteistyöhön julkisen hallinnon muiden toimijoiden kanssa.

Palvelupisteiden suunnittelua ohjaavat palvelutarpeet ja palveluiden saavutettavuuden kriteerit. Palvelupisteiden määrä ratkaistaan palveluverkkopäätöksessä. Pisteiden määrään vaikuttaa myös sähköisten palvelujen tuleva kehitys ja asukkaiden ja asiakkaiden digitaitojen kehitys. Palvelupisteverkoston suunnittelua ohjaavat palvelutarpeet ja palveluiden saavutettavuuden kriteerit, joita ovat ja riittävä väestöpohja palveluvolyymin perustaksi. Asiakaspalvelupisteiden sijoittamista suunniteltaessa tulee lisäksi kiinnittää huomiota pisteiden saavutettavuuteen julkisilla liikennevälineillä sekä asiakkaiden luonnollisiin kulkureitteihin.

Toimitilojen tulee mahdollistaa tietoturvallinen työskentely ja luottamuksellisten asioiden käsittely. Keskeisiä keinoja ovat työpisteen valinta tehtävien mukaan, tilojen vyöhykkeistäminen, turvallisuusalueiden määrittäminen ja pääsynhallinta (kulkuoikeuksien myöntämiskäytännöt ja vierailijakäytännöt). Yhteisissä työympäristöissä noudatetaan yhteistä toimitilaturvallisuuskonseptia, joka mahdollistaa salassa pidettävän tiedon asianmukaisen käsittelyn ja säilyttämisen sekä henkilöstöturvallisuuden. Hyvinvointialueella käytetään yhtenäisiä ja yhteen toimivia ratkaisuja, jotta yhteiskäyttöisyys mahdollistuu ja tuottaa hyötyä.

Käytössä olevat toimitilat ovat päästöttömiä ja niiden rakentaminen ja korjaaminen vähäpäästöistä. Käytössä olevat toimitilat ovat kestäviä, terveellisiä ja turvallisia, ja ne on tuotettu ja niitä ylläpidetään yhteiskuntavastuullisella tavalla. Tiloihin sovelletaan sisäilmaongelmien nollatoleranssia. Sisäilmaongelmien torjunnassa keskeisessä roolissa on kokonaisvaltainen lähestyminen ja ongelmien ennaltaehkäisy, välitön reagointi ilmenneisiin ongelmiin sekä toimintamallien ja vastuunjaon selkeys.

Konsernipalvelujen toimialajohtajan esitys  

 Palvelu- ja tulevaisuuslautakunta merkitsee valmistelun tilanteen tiedoksi ja antaa tarvittavan ohjeistuksen jatkotyöhön.

Päätös 

Palvelu- ja tulevaisuuslautakunta merkitsi valmistelun tilanteen tiedoksi.